Association Thalassa / Thalassa Voyages / Coval Voyages

Politique de protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de son activité d’organisation de voyages culturels scolaires et universitaires, la société COVAL VOYAGES (ci-après « Thalassa Voyages ») est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel lors de l’échange d’informations précontractuelles (A.1) et lors de l’exécution d’un contrat de voyage (ci-après le “Contrat”) (A.2).
La présente politique de confidentialité a pour objet d’informer sur la façon dont Thalassa Voyages collecte et utilise les données personnelles que la personne concernée est amenée à lui transmettre dans un cadre précontractuel et dans le cadre de la conclusion et de l’exécution d’un Contrat.
La Personne Concernée est définie comme la personne chargée au sein d’un établissement scolaire ou universitaire de se renseigner et d’organiser un voyage culturel scolaire ou universitaire (ci-après la “Personne Concernée”).
La collecte et le traitement des données personnelles se font conformément au Règlement européen n°2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après “RGPD”).

A.1. Informations précontractuelles

La Personne Concernée est informée que Thalassa Voyages est amenée à procéder au traitement de données personnelles fournies dans le cadre des échanges précontractuels, telle qu’une demande de devis, qui sont nécessaires à l’élaboration par Thalassa Voyages d’une offre de Contrat et/ou aux négociations en vue de la conclusion d’un Contrat.

Ce traitement de données personnelles est fondé sur le consentement de la Personne Concernée. Dans le cas où la Personne Concernée transmet des données personnelles concernant un tiers nécessaires à l’exécution du Contrat, elle s’engage, ce faisant, à respecter les obligations applicables découlant du RGPD et notamment obtenir le consentement préalable de la personne concernée tierce et remplir les obligations légales d’information.

Les données personnelles collectées sont notamment les suivantes : le nom, le prénom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail de la Personne Concernée et le cas échéant, du gestionnaire de l’établissement scolaire ou universitaire concerné.
Les destinataires des données personnelles sont les services suivants de la société Thalassa Voyages : le service aérien, le service autocar, le service administration et comptabilité et le service production.

Les modes de collectes sont les suivants et uniquement les suivants :

Formulaire du site internet Thalassa Voyages
Collecte lors d’un appel téléphonique commercial
Collecte à la suite d’un échange de courrier ou d’email

Thalassa Voyages s’engage à ne pas transmettre les données personnelles collectées à des tiers lors des échanges précontractuels.

Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée nécessaire aux échanges précontractuels et/ou aux négociations en vue de la conclusion d’un Contrat dans la limite d’une année à compter du premier contact écrit avec la Personne Concernée ou d’une année à compter de la conclusion d’un Contrat. En outre, la Personne Concernée consent à ce que ses données personnelles, notamment son nom, prénom, numéro de téléphone et son adresse e-mail soient utilisées pour la diffusion d’informations relatives aux activités et aux services de Thalassa Voyages (newsletter, opération marketing, etc.) et qu’elles soient conservées pour une durée de trois ans à compter du premier contact écrit avec la Personne Concernée. La Personne Concernée est libre de s’opposer à tout moment au traitement de ses données personnelles aux fins de diffusion d’informations relatives aux activités et aux services de Thalassa Voyages, conformément à la partie A.3 des Conditions générales de vente.

A.2 Informations contractuelles

La Personne Concernée est informée que Thalassa Voyages est amenée à procéder au traitement de données personnelles nécessaires à la conclusion ou l’exécution d’un Contrat.

Personnes concernées par le traitement de données personnelles :
La Personne Concernée par le traitement des données personnelles est informée que Thalassa Voyages est amenée à collecter et à procéder au traitement de données personnelles la concernant et concernant des tiers (gestionnaire de l’établissement scolaire ou universitaire, participants aux voyages, le cas échéant, responsables légaux des participants et accompagnateurs).
Finalité du traitement des données personnelles
La collecte et le traitement de ces données personnelles sont nécessaires à la conclusion et à l’exécution du Contrat, ayant pour finalité l’exécution des obligations contractuelles des parties.
Données personnelles en cause
En vue de la conclusion et l’exécution du Contrat, Thalassa Voyages collecte et traite un certain nombre de données personnelles concernant le gestionnaire de l’établissement scolaire ou universitaire, les participants aux voyages et, le cas échéant, leurs responsables légaux en cas de mineurs, et les accompagnateurs. Cette collecte et ce traitement sont notamment réalisés au moyen d’une fiche d’inscription au voyage et d’un tableau récapitulatif (liste obligatoire à présenter à bord de l’autocar ainsi que sur chaque site et musée lors des visites) qui doivent faire l’objet de l’information et du consentement préalables de toute personne concernée, conformément au RGPD.

La Personne Concernée est informée que certaines données personnelles nécessaires à l’exécution du Contrat susceptibles de révéler l'origine raciale ou ethnique, les convictions religieuses ou philosophiques ainsi que l’état de santé ou l'orientation sexuelle d'une personne physique sont sensibles conformément à l’article 9 du RGPD et nécessitent le consentement explicite des personnes concernées en faveur de leur traitement.
- Les données personnelles collectées nécessaires à l’exécution du Contrat sont notamment les suivantes en fonction des différentes catégories de personnes concernées :
  La Personne Concernée et/ou le professeur organisateur et/ou le gestionnaire de l’établissement concerné : le nom, le prénom, le numéro de téléphone et l’adresse e-mail.
- Les participants aux voyages : Le nom, le prénom, la date de naissance, le sexe, la nationalité, le numéro de téléphone, les problèmes de santé et la nature du traitement médical suivi le cas échéant, les problèmes psychologiques particuliers, le régime alimentaire particulier, la pièce d’identité, et en cas de participants mineurs : le livret de famille si le nom de l’enfant est différent de celui du responsable légal et l’autorisation de sortie du territoire (formulaire CERFA).
- Le responsable légal en cas de participants mineurs : le nom, le prénom, les coordonnées postales, mails et téléphoniques, la pièce d’identité et, le cas échéant, le livret de famille si le nom est différent de celui du mineur.
- Les accompagnateurs des participants : le nom, le prénom, la date de naissance, le sexe, la nationalité, les coordonnées postales, mails et téléphoniques ainsi que le nom, le prénom et les coordonnées téléphoniques d’un contact d’urgence désigné par l’accompagnateur.

Des données personnelles complémentaires peuvent être demandées, le cas échéant, si des circonstances particulières le justifient et dans la mesure où elles sont nécessaires à l’exécution du Contrat. Dans ce cas, la collecte de ces informations fera l’objet de l’information et du consentement préalables des personnes concernées, conformément au RGPD.

Consentement au traitement des données personnelles :
Le traitement de données personnelles est fondé sur le consentement de la Personne Concernée et de toute personne concernée par le traitement de ses données personnelles. Par conséquent, lorsque la Personne Concernée transmet des données personnelles concernant un tiers nécessaire à l’exécution du Contrat, tels que le gestionnaire de l’établissement scolaire ou universitaire, les participants aux voyages et les accompagnateurs, elle s’engage, ce faisant, à respecter les obligations applicables découlant du RGPD et notamment à obtenir le consentement préalable de toute personne concernée tierce et à remplir les obligations légales d’information. Ainsi, la Personne Concernée s’engage à demander le consentement exprès et écrit de toute personne concernée en faveur du traitement de ses données personnelles nécessaire à la conclusion et l’exécution du Contrat par Thalassa Voyages et ses prestataires tiers (agence réceptive, compagnie aérienne, compagnie ferroviaire, compagnie de bus, tour-opérateur, prestataire d’hébergement, etc.). À cet effet, la Personne Concernée s’engage à faire compléter et signer au gestionnaire de l’établissement scolaire ou universitaire, aux accompagnateurs, aux participants aux voyages ou, le cas échéant, aux représentants légaux des participants mineurs, un document matérialisant le consentement desdites personnes au traitement des données personnelles en cause par Thalassa Voyages et ses prestataires tiers (agence réceptive, compagnie aérienne, compagnie ferroviaire, compagnie de bus, tour-opérateur, prestataire d’hébergement, etc.). La Personne Concernée doit elle-même consentir à ce que les données personnelles collectées la concernant soient traitées par Thalassa Voyages et ses prestataires tiers (agence réceptive, compagnie aérienne, compagnie ferroviaire, compagnie de bus, tour-opérateur, prestataire d’hébergement, etc.).
Les destinataires des données personnelles sont :
- Les services suivants de la société Thalassa Voyages : le service aérien, le service autocar, le service administration et comptabilité, le service production.
- Les prestataires tiers de la société Thalassa Voyages : agences réceptives, Sites et musées, compagnies aériennes, compagnies maritimes, compagnies ferroviaires, compagnies de bus, centrales de réservations, prestataires d’hébergement et de restauration.

Thalassa Voyages s’engage à fournir les seules données personnelles nécessaires à la réalisation des missions des prestataires tiers dans le cadre de l’exécution du Contrat. Ces prestataires tiers traiteront les données de la Personne Concernée et de toute personne concernée par le traitement de données personnelles conformément à leur propre politique de confidentialité. Thalassa Voyages s’engage à ne pas transmettre les données personnelles collectées à des tiers situés en dehors de l’Union Européenne. En outre, les informations relatives aux accompagnateurs, à la Personne Concernée, au professeur organisateur et/ou au gestionnaire de l’établissement scolaire ou universitaire peuvent être communiquées aux participants et/ou à leur représentant légal. Les données personnelles sont conservées pendant toute la durée nécessaire à l’exécution du Contrat et pendant une année à compter de la conclusion du Contrat.

A.3 Protection des données à caractère personnel confiées

Les données à caractère personnel confiées sont traitées et stockées sur les systèmes informatiques internes de Thalassa Voyages. L’ensemble de ces données est sauvegardé régulièrement et protégé grâce à un ensemble d’outils dédiés (anti-virus, Firewall, réseaux virtuel, mesures de protection physique).

L’ensemble du personnel de Thalassa Voyages est informé et sensibilisé aux contraintes et responsabilités engendrées par le RGPD.

Les sous-traitants, avec lesquels Thalassa Voyages partagent des données à caractère personnel, sont informés de leurs responsabilités et doivent s’engager contractuellement sur le respect du RGPD.

A.4 Gestion des Cookies

Ce site utilise des "cookies" pour vous permettre de vous connecter à nos services et de personnaliser et d'optimiser votre expérience en ligne. Un cookie est un petit fichier texte placé sur votre disque dur ou votre appareil. Les cookies contiennent des informations (y compris des informations personnelles) pouvant être lues ultérieurement par un serveur Web du domaine ayant émis le cookie. Les informations recueillies par les cookies comprennent la date et l'heure de votre dernière visite, des informations sur votre enregistrement et les mouvements (et achats pour tout site marchand) que vous avez effectués sur le site. Ces cookies sont donc destinés à stocker des informations identifiant l’Internaute durant la consultation du site Internet afin de lui éviter d'avoir à les saisir manuellement à chaque page consultée.

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Aucune donnée personnelle nominative n'est traitée par ces cookies. L’Internaute dispose toutefois de la possibilité d'empêcher l'utilisation des cookies en modifiant les options de son logiciel de navigation sur Internet. Sur ce point, voir les conseils de modification de ces options selon le navigateur utilisé, accessibles dans la rubrique "vos traces" du site de l'autorité française de protection des données personnelles (la CNIL) : www.cnil.fr.

A.5 Exercice des droits des personnes relatifs au traitement de leurs données personnelles

Conformément aux dispositions en vigueur, toute personne concernée par le traitement de ses données personnelles peut accéder aux données la concernant ou demander l’effacement de celles-ci. Toute personne concernée par le traitement de ses données personnelles dispose également d’un droit d’opposition, de rectification, d’un droit à la limitation du traitement de ses données et à la portabilité de ses données personnelles.

Le responsable du traitement, défini comme la personne en charge de déterminer la finalité et les moyens de la collecte des données à caractère personnel, est la société Thalassa Voyages qui peut être contactée à l’adresse suivante : contact@thalassa-voyages.com.

Thalassa Voyages a également nommé un Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées sont les suivantes : dpo@thalassa-voyages.com.

Pour tout exercice des droits relatifs aux données personnelles, toute personne concernée peut s’adresser :

au Délégué à la Protection des Données

par courrier électronique à l’adresse suivante : dpo@thalassa-voyages.com
par courrier postal à l’adresse suivante :
184 Rue Philippe Maupas - CS 20018 - 30035 NIMES CEDEX 1

à Thalassa Voyages

par courrier électronique à l’adresse suivante : contact@thalassa-voyages.com
par courrier postal à l’adresse suivante :
THALASSA VOYAGES - 184 rue Phillipe Maupas - CS 20018 - 30035 NIMES CEDEX 1

Si la personne concernée par le traitement de données personnelles estime, après avoir contacté le Délégué à la Protection des Données ou Thalassa Voyages, que ses droits ne sont pas respectés, cette dernière peut adresser une réclamation en ligne à la CNIL (https://www.cnil.fr) ou par voie postale (CNIL, 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07 - France).